Leggere la dashboard

La Dashboard è la prima pagina dopo l'accesso e risponde a tre domande in una sola schermata: sta succedendo qualcosa adesso, gli ultimi sette giorni hanno funzionato, e c'è qualcosa di rotto. Tutto quello che vedi sono i dati della tua agenzia: i numeri di un altro tenant non compaiono mai qui.

La riga sotto il titolo è l'intestazione dal vivo: data e ora di oggi, poi "N chiamate in corso" (con un pallino che pulsa) oppure "Nessuna chiamata in corso", poi quante sono in coda, poi "ultimi 7 giorni" — la finestra che usano tutti i KPI più sotto. Tutti gli orari di questa pagina sono in Europe/Rome (il suffisso CET accanto alla data).

Le chiamate fatte con il tester dell'agente nel browser sono escluse da ogni numero di questa pagina. Un lead di prova no: è una chiamata vera e conta come tutte le altre.

La pagina viene ricalcolata a ogni visita; non si aggiorna da sola, quindi ricaricala per vedere lo stato più recente.

Stato operativo

Subito sotto l'intestazione c'è il blocco di prontezza, gli stessi nove controlli della pagina Configurazione iniziale. Finché manca qualcosa vedi una card ambra con l'avviso "Alcuni controlli non sono ancora verdi: finché mancano, le chiamate non partono." e l'elenco completo. Quando è tutto verde si riduce a una sola riga — nove pallini e "Stato operativo: tutto collegato" — che resta lì in modo permanente e rimanda alla pagina di configurazione.

Quella riga è voluta: se in seguito un collegamento si rompe (un numero disattivato, un cliente disattivato, GoHighLevel scollegato) la checklist completa ricompare da sola, invece di lasciare passare il problema inosservato. Ogni controllo è spiegato in La checklist di onboarding spiegata.

Attenzione richiesta

Sotto la prontezza compare una card ambra "Attenzione richiesta", ma solo se un allarme operativo è scattato nelle ultime 24 ore. Ogni riga è un tipo di allarme, con un pallino rosso quando è critico, un contatore ×N se è successo più volte e l'orario dell'ultima occorrenza. Una condizione che persiste tiene viva la card e fa salire il contatore; una traccia durevole viene scritta al massimo una volta ogni sei ore per tipo, così il banner non inonda mai.

Gli allarmi sono esattamente tre:

• "Capacità chiamate vicina al limite (3+ ore a >=85% della concorrenza massima)" — per tre o più ore consecutive le chiamate simultanee sono state all'85% o più della tua concorrenza massima. Nessuna chiamata va persa, ma si accodano invece di partire. Alza il limite di concorrenza in Impostazioni, oppure distribuisci il carico; vedi Capire la saturazione dei numeri.
• "Alcune chiamate sono state scartate definitivamente dalla coda e NON verranno ritentate" — un elemento è stato abbandonato: o non è riuscito a partire per tre volte di seguito (un guasto del provider o del database che non si è risolto), oppure il suo agente è un agente in entrata, a cui non è mai permesso avviare una chiamata. Quei lead non verranno chiamati da nessuno finché non arriva un nuovo trigger. Controlla la direzione dell'agente e ripercorri Le chiamate non partono.
• "Connessione GoHighLevel interrotta - riconnettila da Connessioni" — GoHighLevel si è rifiutato di rinnovare il token di accesso, quindi la connessione al CRM è morta: niente lettura dei contatti, niente tag, niente note, niente calendario. La soluzione è sempre la stessa: apri Connessioni ed esegui di nuovo la connessione a GoHighLevel, come in Connetti il tuo CRM.

Ogni allarme lascia anche una riga durevole alert.fired nell'audit log, registrata con utente system: vedi Capire l'audit log.

Le cinque card KPI

Ogni card mostra un numero degli ultimi 7 giorni, quasi tutte con una piccola linea di andamento:

• Chiamate outbound — le chiamate effettuate dai tuoi agenti.
• Chiamate inbound — le chiamate rientrate sui tuoi numeri.
• Tasso conversione — appuntamenti fissati diviso chiamate outbound, con "N appuntamenti fissati" sotto. Mostra — finché non c'è almeno una chiamata outbound.
• Costo totale — la somma dei costi per chiamata registrati nella finestra, in dollari USA. Una chiamata di cui il provider non ha mai riportato il costo conta zero.
• Chiamate programmate — questa non è una cifra a 7 giorni: è quante chiamate sono parcheggiate in attesa del loro momento adesso (richiami, richiamate concordate, lead fermi finché non si apre la loro fascia oraria), con "prossima: …" sotto, oppure "nessuna in attesa". È la risposta a "perché in questo istante non sta chiamando nessuno?".

Live · adesso

La card di sinistra è il flusso dal vivo: fino a sei chiamate non ancora terminate o fallite, dalla più recente. Un pallino che pulsa e "in corso" indicano una chiamata davvero in esecuzione; un pallino grigio e "in coda" una in attesa. Ogni riga mostra il numero di telefono con una freccia di direzione e il cliente a cui appartiene. Il badge nell'intestazione ripete quante sono attive e, quando non c'è nulla da mostrare, la card dice "Nessuna chiamata attiva o in coda.".

Per cliente · 7 giorni

La card di destra è una classifica, non un elenco: compaiono solo i clienti che hanno davvero ricevuto una chiamata nella finestra, dal più attivo, fino a otto righe con un piè di pagina "+N altri clienti con chiamate · vedi tutti" quando ce ne sono di più. Le colonne sono Cliente, Chiamate, Appt. (appuntamenti fissati) e Conv. (tasso di conversione, evidenziato in verde dal 10% in su). Il badge accanto al titolo dice " su clienti": il secondo numero è ogni cliente in anagrafica, compresi i sub-account importati che non sono mai stati chiamati.

I due stati vuoti dicono cose diverse. "Importa i sub-account da GoHighLevel o crea un cliente per iniziare." significa che non hai proprio clienti. "N clienti in anagrafica, nessuno ha ancora ricevuto una chiamata. Controlla lo stato operativo qui sopra." significa che i clienti esistono ma non li ha raggiunti nulla: è un problema di prontezza o di workflow, non della dashboard.

Salute sistema

La striscia in fondo mostra cinque segnali reali e il riepilogo a sinistra dice "Operativo" in verde solo quando tutti e cinque sono su, altrimenti "Attenzione":

• Retell, Twilio, GoHighLevel — connesso quando per la tua agenzia sono salvate credenziali valide, non connesso quando non lo sono. Riflette ciò che c'è nel tuo caveau, non se il provider sta avendo un disservizio in questo momento.
• Postgres e Redis — attivo oppure offline da un ping reale eseguito mentre la pagina viene generata. Sono il database e la coda di GodSetter: se uno dei due è offline le chiamate si fermano, ed è un problema nostro, non della tua configurazione.