Disdire e spostare appuntamenti nelle chiamate in entrata
Ultimo aggiornamento: 8 settembre 2026
Un contatto ha due appuntamenti in programma — uno il 10 agosto, uno il 10 settembre — e richiama per disdire solo quello di settembre. È esattamente lo scenario per cui è pensata la gestione appuntamenti in chiamata: l'agente conosce già entrambi gli appuntamenti, si fa confermare quale intende il chiamante e disdice quello giusto senza toccare l'altro.
L'agente conosce gli appuntamenti del chiamante
Quando un lead richiama uno dei tuoi numeri, l'agente che risponde — l'agente in entrata accoppiato all'agente che lo aveva chiamato (Identità e routing → Risponde alle richiamate di), oppure l'agente in uscita che lo aveva chiamato se non ce n'è uno (vedi instradamento delle chiamate in entrata) — riceve nel proprio contesto gli appuntamenti in programma del chiamante. Chiedigli "quando ho l'appuntamento?" e risponde dallo stato reale del calendario, date incluse — nessuna attesa, nessun trasferimento, nessun "controllo e la richiamo". Rientrano solo gli appuntamenti futuri; quelli passati non fanno parte della conversazione.
Il contesto porta con sé i cinque appuntamenti più vicini; prima di disdire o spostare qualcosa l'agente rilegge dal calendario l'elenco completo degli appuntamenti in programma del chiamante, così anche un contatto con più prenotazioni viene gestito correttamente.
La disambiguazione è obbligatoria
Prima di disdire o spostare qualcosa, l'agente deve prima elencare a voce gli appuntamenti in programma del chiamante, farsi confermare quale intende e solo allora agire. Nell'esempio qui sopra l'agente rilegge entrambe le date, il chiamante dice "quello di settembre" e l'agente conferma quell'appuntamento esatto prima di disdirlo. Non può tirare a indovinare in silenzio quando ce n'è più di uno.
Cosa fa una disdetta
L'appuntamento viene marcato come disdetto nel calendario del cliente — non viene mai eliminato. L'evento resta nello storico del calendario, così il tuo team può ancora vedere cosa era stato fissato e poi annullato.
Il contatto viene anche taggato nel tuo CRM — evento Appuntamento disdetto in Impostazioni, card Tag CRM (nome configurabile; un campo vuoto non applica alcun tag) — e una nota registra lo slot disdetto e il motivo indicato dal chiamante. Quel tag è il trigger naturale per un workflow di ri-fissaggio che ricontatti il lead e provi a rimetterlo in calendario.
Cosa fa uno spostamento
- La durata originale viene mantenuta. Un appuntamento da 30 minuti spostato a un nuovo orario resta di 30 minuti.
- Il nuovo slot viene ricontrollato immediatamente prima dello spostamento — la stessa protezione anti-doppia prenotazione usata alla prima prenotazione. Se nel frattempo l'orario richiesto è stato preso, l'agente non si sovrappone a nessuno: lo dice e propone alternative dagli slot liberi attuali del calendario.
- Una nota nel CRM registra lo spostamento, dallo slot vecchio a quello nuovo. Per uno spostamento non viene applicato alcun tag: l'appuntamento è ancora in calendario.
Solo gli appuntamenti del chiamante
A ogni azione si applica una protezione di proprietà: l'agente può elencare, disdire o spostare solo appuntamenti che appartengono al contatto che sta chiamando. Qualunque cosa venga detta durante la chiamata, non potrà mai toccare l'evento di un altro contatto.
Anche se il caso tipico è una richiamata, gli stessi tre strumenti sono disponibili anche sulle chiamate in uscita: un agente che raggiunge un contatto con un appuntamento già fissato può spostarlo o disdirlo nella stessa conversazione.
Attivarla sugli agenti esistenti
Gli agenti creati prima del rilascio di questa funzione non hanno ancora gli strumenti di gestione appuntamenti. Apri l'editor agente, vai nel tab Dati & GHL e premi Sincronizza strumenti GHL (anche salvare le impostazioni dell'agente li sincronizza). I nuovi agenti includono gli strumenti fin dalla creazione.
In una chiamata di prova — il tester web o un lead di prova inviato dall'app — questi strumenti rispondono da un sandbox: l'agente esegue tutto il flusso, ma nel tuo CRM non viene disdetto né spostato nulla.