Privacy Policy

1. Chi siamo

Il titolare del trattamento dei dati di account, fatturazione e uso descritti qui è MW Marketing Partners LLC, 30 N Gould St #45421, Sheridan, WY 82801, Stati Uniti. Per qualsiasi richiesta sulla privacy scrivi a mwmarketingpartners@outlook.it.

2. Titolare e responsabile del trattamento

Come titolare del trattamento. Per i dati degli account delle agenzie e dei membri dei loro team, i dati di fatturazione e i dati sull’uso del Servizio, il titolare del trattamento siamo noi.

Come responsabile del trattamento. Per i lead e i contatti dei clienti dell’agenzia, le loro chiamate, registrazioni e trascrizioni, il titolare del trattamento è l’agenzia e noi siamo il suo responsabile del trattamento: trattiamo questi dati per suo conto e secondo le sue istruzioni, in base all’accordo sul trattamento dei dati contenuto nei Termini di servizio. L’agenzia deve avere una base giuridica per ogni chiamata e deve informare i suoi lead.

3. Dati che trattiamo

• Account: nome ed email del proprietario dell’account dell’agenzia e dei membri del team. Le password sono gestite dal nostro fornitore di accesso e conservate solo in forma cifrata non reversibile (hash).
• Agenzia: nome, lingua, impostazioni, agenti e prompt, e le credenziali dei servizi che colleghi (Retell, Twilio, GoHighLevel, OpenAI), conservate cifrate.
• Fatturazione: ragione sociale, paese e partita IVA, la versione dei termini che hai accettato e quando, gli identificativi Stripe, circuito e ultime quattro cifre della carta, fatture e addebiti. I dati completi della carta li gestisce solo Stripe.
• Lead e contatti: ciò che ci arriva dal CRM dei tuoi clienti o dai tuoi workflow: nome, telefono, email, i campi personalizzati che invii, gli appuntamenti, e i messaggi e le note del contatto letti da GoHighLevel.
• Chiamate: data, durata, numeri, esito e analisi, trascrizioni e registrazioni.
• Supporto: i messaggi che scrivi nella chat di supporto o invii via email al nostro team di supporto, le risposte dell’assistente e del team, i tuoi giudizi sulle risposte e, quando segnali un problema, il suo contesto tecnico: la pagina, il browser, la versione dell’app e gli ultimi errori comparsi nel browser.
• Log tecnici: indirizzo IP e dati del browser nei log dei server, segnalazioni di errore, e il registro delle azioni fatte nella console.

4. Perché usiamo i dati e con quale base giuridica

• Per fornire il Servizio e fatturarlo, in base al contratto con l’agenzia.
• Per rispondere alle tue richieste di supporto e correggere i problemi che segnali, anche con l’aiuto di modelli di intelligenza artificiale, in base al contratto con l’agenzia.
• Per tenere il Servizio sicuro, prevenire abusi e correggere errori, in base al nostro legittimo interesse.
• Per conservare fatture e scritture contabili, come richiede la legge.
• Per trattare lead, chiamate, registrazioni e trascrizioni, solo per eseguire le istruzioni dell’agenzia.

Non vendiamo dati personali e non li usiamo per pubblicità.

5. Per quanto tempo conserviamo i dati

• Registrazioni audio delle chiamate: per il periodo impostato dall’agenzia, che di base è di 90 giorni dalla chiamata; l’agenzia può scegliere tra 7 e 3650 giorni, oppure nessun limite. Un processo giornaliero cancella quelle più vecchie. In questo modo si cancella solo l’audio.
• Lead, contatti, storico delle chiamate, trascrizioni e analisi delle chiamate: restano con i dati dei lead finché l’agenzia usa il Servizio, o fino a una sua richiesta di cancellazione, che eseguiamo entro 30 giorni. Non vengono cancellati in automatico alla chiusura dell’account.
• Messaggi e note letti da GoHighLevel: 180 giorni.
• Registro delle azioni dell’agenzia nella console: 365 giorni.
• Conversazioni di supporto (la chat di supporto con le risposte dell’assistente, e le email scambiate con il nostro team di supporto): ogni messaggio viene cancellato 365 giorni dopo essere stato scritto; il tuo browser conserva la conversazione aperta della chat per 24 ore.
• Registro delle risposte dell’assistente e dei tuoi giudizi, che usiamo per migliorare le guide: 180 giorni.
• Segnalazioni di problemi e proposte che invii dalla chat di supporto, con il loro contesto tecnico: cancellate 365 giorni dopo la chiusura (risolte e comunicate a te, oppure rifiutate). Domande a cui le nostre guide non hanno risposto, che usiamo per migliorare il centro assistenza: cancellate 365 giorni dopo l’ultima volta che sono state poste.
• Tracce tecniche degli strumenti degli agenti: 30 giorni. Promemoria di appuntamenti passati: 90 giorni.
• Registro delle email inviate dalla piattaforma (indirizzo del destinatario, oggetto ed esito dell’invio, mai il testo): 180 giorni.
• Log della piattaforma e dati di fatturazione: per il tempo richiesto dagli obblighi contabili, fiscali e di sicurezza, senza un limite automatico.

Retell, Twilio e GoHighLevel conservano le proprie copie negli account dell’agenzia presso di loro, secondo le impostazioni di quegli account.

6. Fornitori che trattano dati per noi

Usiamo i fornitori che seguono. Retell, Twilio e GoHighLevel, e OpenAI per scrivere i prompt, funzionano tramite gli account dell’agenzia. Prima di aggiungere un nuovo fornitore avvisiamo le agenzie via email.

Anthropic riceve solo ciò che serve al lavoro di supporto: i messaggi della chat di supporto, gli estratti del centro assistenza usati per una risposta e, per una segnalazione, il suo contesto tecnico (pagina, browser, versione dell’app, ultimi errori comparsi nel browser). Non le inviamo mai password né le credenziali dei servizi che colleghi; non scriverle nemmeno tu nella chat.

GitHub riceve la descrizione tecnica dei problemi segnalati, senza dati personali, e, quando le attiviamo, i risultati delle verifiche diagnostiche in sola lettura sul nostro database, che conserva al massimo per 1 giorno.

Possiamo comunicare dati anche quando la legge lo impone, o all’acquirente della nostra attività, che resta vincolato a questa policy.

7. Trasferimenti fuori dall’Unione europea

Non tutti i dati restano nell’Unione europea. Database, accesso, archivio dei file e funzioni dell’applicazione si trovano nell’UE, in Irlanda (regione di Dublino). Alcuni fornitori possono trattare dati negli USA: Retell, Twilio, OpenAI, Anthropic, GitHub, Stripe, Resend, Sentry, Upstash e GoHighLevel. Anche noi siamo una società statunitense.

Questi trasferimenti si basano su garanzie adeguate, come le Clausole contrattuali standard dell’UE o, per i fornitori certificati, il Data Privacy Framework UE-USA.

8. Sicurezza

I dati viaggiano cifrati (HTTPS). Le credenziali dei servizi collegati sono conservate cifrate. Ogni agenzia vede solo i propri dati, una separazione applicata anche dentro il database, e l’accesso alla console segue i ruoli che assegni. Il nostro supporto può aprire un’agenzia solo in sola lettura.

Se una violazione riguarda i tuoi dati, ti informiamo senza ingiustificato ritardo, e informiamo le autorità come richiede la legge.

9. Cookie e memoria del browser

Usiamo solo cookie tecnici, necessari al funzionamento del Servizio. Non ci sono cookie di analisi o pubblicitari, per questo il sito non mostra un banner dei cookie.

• Sessione di accesso (Supabase Auth): ti mantiene collegato alla piattaforma.
• Lingua (NEXT_LOCALE): ricorda la lingua del sito per la sessione del browser.
• Accesso del supporto: usato solo dal nostro staff mentre consulta un’agenzia in sola lettura.

Nella piattaforma il browser conserva anche il tema di colore che scegli e la conversazione aperta della chat di supporto (per 24 ore).

10. I tuoi diritti

A seconda di dove vivi, puoi chiedere di accedere ai tuoi dati, correggerli, cancellarli, limitarne il trattamento od opporti, e riceverli in un formato portabile. Puoi anche presentare reclamo all’autorità per la protezione dei dati.

Scrivi a mwmarketingpartners@outlook.it: rispondiamo entro 30 giorni e possiamo chiederti di confermare la tua identità.

Se sei un lead chiamato da un’agenzia, contatta prima quell’agenzia: è lei il titolare del trattamento dei tuoi dati, e noi la aiutiamo a rispondere.

11. Minori

Il Servizio è pensato per le aziende e non per persone sotto i 18 anni.

12. Modifiche a questa policy

Possiamo aggiornare questa policy. Versione e data in cima cambiano di conseguenza, e informiamo le agenzie delle modifiche rilevanti via email almeno 30 giorni prima che abbiano effetto.

13. Contatti

MW Marketing Partners LLC, 30 N Gould St #45421, Sheridan, WY 82801, Stati Uniti. Email: mwmarketingpartners@outlook.it.