Llamadas de recordatorio de cita

Una cita reservada solo vale algo si el lead se presenta. El recordatorio de cita combate los no-show: un número determinado de horas antes de la cita, un agente outbound llama al lead para confirmar su asistencia. Si ya no puede ir, el agente ofrece mover la cita con las mismas herramientas de calendario con las que reserva, o la cancela si el lead ya no la quiere — así el hueco vuelve al calendario en lugar de quedarse vacío.

El recordatorio se configura por agente y está desactivado por defecto: cada recordatorio es una llamada real más, con su coste, igual que un reintento.

Paso 1 — Abre la pestaña Reintentos y transferencia del agente

En el editor del agente, abre la pestaña Reintentos y transferencia. La tarjeta Recordatorio de cita está tanto en los agentes outbound como en los inbound: un agente inbound también reserva citas, así que sus reservas también pueden tener recordatorio.

Paso 2 — Activa el recordatorio

Activa Llamar al lead antes de la cita. La configuración pertenece al agente que reservó la cita: el recordatorio sigue las elecciones de ese agente.

Paso 3 — Elige cuántas horas antes

Fija Horas antes de la cita, de 1 a 168 (una semana). El valor por defecto es 24 horas.

Paso 4 — Elige quién llama

Quién llama ofrece El mismo agente y todos los agentes outbound activos de tu agencia:

• El mismo agente — un agente outbound llama a sus propios leads. Para un agente inbound la opción se llama El agente outbound emparejado con este: llama el agente outbound por el que responde tu inbound (configurado en su pestaña Identidad y enrutamiento), porque un agente inbound nunca marca.
• Un agente outbound concreto — útil si quieres un agente de "recordatorio" dedicado, con su propio prompt y sus números.

Si el agente elegido ya no está activo cuando se planifica el recordatorio, llama el agente que reservó (o el outbound emparejado con él). Si no se encuentra ningún agente outbound, no se planifica ningún recordatorio.

Paso 5 — Fija intentos e intervalo

Intentos (de 1 a 3, por defecto 2) es cuántas veces prueba el agente si el lead no contesta; Minutos entre intentos (de 15 a 240, por defecto 60) es la separación entre ellos. Un nuevo intento nunca cae más tarde de media hora antes de la cita; si ningún intento llega al lead, el recordatorio termina como no contactado.

Paso 6 — Guarda

Pulsa Guardar política de llamadas. La configuración vale para las citas reservadas a partir de ese momento.

Franja horaria

El recordatorio respeta la franja horaria del agente. Si a la hora del recordatorio la franja está cerrada, la llamada pasa a la próxima apertura, siempre que quede al menos media hora antes de la cita. Si no, el recordatorio se omite: una llamada cinco minutos antes de la cita no ayuda a nadie.

Citas movidas y canceladas

• Movida — tanto si el lead la mueve durante la llamada de recordatorio como si alguien la mueve en el CRM, el recordatorio sigue la nueva hora y los intentos empiezan de cero. Si la nueva hora queda demasiado cerca para un recordatorio, se omite.
• Cancelada, no-show o eliminada — el recordatorio se anula y la llamada que ya estuviera en cola se elimina. La plataforma vuelve a comprobar la cita justo antes de marcar, así que una cancelación que llega en el último momento también detiene la llamada.

Qué ves

• Ficha del lead — la fila Recordatorio de cita muestra la hora de la cita y en qué punto está el recordatorio: la llamada prevista (con el número de intento si es un nuevo intento), llamada en curso o el resultado — confirmada, movida, cancelada o no contactado — con el enlace a la llamada de recordatorio.
• Detalle de la llamada — una llamada de recordatorio lo indica en sus metadatos: Llamada de recordatorio para la cita del …, más el resultado cuando el recordatorio ha terminado.
• Etiquetas CRM — dos eventos dedicados en Ajustes → Etiquetas CRM: Recordatorio: confirmado (por defecto promemoria_confermato) y Recordatorio: no contactado (por defecto promemoria_non_raggiunto). Deja un campo vacío para no aplicar ninguna etiqueta. Consulta Etiquetas CRM: los 15 eventos.
• Nota CRM — al terminar el recordatorio, se añade al contacto una nota que empieza por [AI Promemoria], con el resultado y un breve resumen de la llamada.

Una llamada de recordatorio nunca cuenta como reintento: no consume el plan de reintentos del lead, no programa seguimientos y no cambia el resultado del lead, que sigue reservado.

Límites

• Un solo recordatorio por cita. Varios recordatorios para la misma cita (por ejemplo 24 horas y 2 horas antes) no están disponibles.
• Citas reservadas fuera de una llamada (un enlace del funnel, un compañero) tienen recordatorio solo para un lead que GodSetter ya conoce — uno al que ya ha llamado — y solo con la app de GodSetter del Marketplace instalada, que es como la plataforma se entera de la reserva. Vale la política del agente que llamó al lead por última vez.
• Ningún recordatorio cuando ya es tarde. Si la cita se reserva con menos tiempo restante que las horas configuradas (una cita mañana por la mañana con un recordatorio a 24 horas), no se hace recordatorio: la llamada de reserva acaba de ocurrir.
• Nunca en pruebas. Los leads de prueba y las llamadas web de prueba nunca tienen recordatorio.

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