Come funziona il dispatch in uscita (coda, fascia oraria, concorrenza)

Quando un workflow del tuo CRM fa scattare una chiamata, il lead viene messo in testa alla coda in uscita della tua agenzia e chiamato subito — la chiamata parte appena GodSetter ha risposto al tuo workflow, di solito nel giro di pochi secondi. Il dispatcher che gira ogni minuto è la rete di sicurezza: raccoglie tutto ciò che il percorso istantaneo non è riuscito a chiamare (nessuno slot libero, fascia chiusa, un errore temporaneo) più ogni richiamo e ogni richiamata diventati esigibili, sempre secondo le regole che hai impostato — la fascia oraria chiamate, il tetto di concorrenza e una serie di controlli di sicurezza verificati subito prima di comporre il numero.

Capire questa pipeline risponde alla maggior parte delle domande "perché questo lead non è ancora stato chiamato?".

Dal trigger alla coda

Due ingressi alimentano la stessa coda: l'URL webhook per agente che incolli in un workflow e l'azione marketplace GoHighLevel "Avvia ciclo di chiamate". In entrambi i casi GodSetter valida la richiesta e risponde {"status":"enqueued","leadId":"…"} — il lead ora è in testa alla coda della tua agenzia e la prima chiamata è già in partenza. Se un controllo di attivazione fallisce a questo punto d'ingresso (cliente inattivo o senza calendario, agente senza numeri, agente impostato su In entrata, consenso mancante in strict mode, lead bloccato), la risposta è invece skipped con un reason, e non viene accodato nulla. Per la parte di configurazione vedi Collega il workflow del CRM a un agente.

Rilanciare il trigger su un contatto che il sistema conosce già fa ripartire il suo piano di chiamate: la prima chiamata viene rimessa in coda e i richiami parcheggiati del piano precedente vengono spazzati via (le richiamate chieste esplicitamente dal lead sopravvivono).

Nella direzione opposta, una prenotazione — fatta in chiamata, oppure fatta dal contatto fuori da una chiamata e segnalata dal webhook o dall'azione marketplace degli appuntamenti — ferma il ciclo: ogni richiamo programmato per quel lead viene rimosso.

Cosa succede ogni minuto

A ogni tick il dispatcher elabora la tua agenzia in quest'ordine:

1. Promozione delle chiamate programmate — i richiami previsti dal piano richiami dell'agente, le richiamate chieste dai lead e le chiamate parcheggiate da una fascia chiusa che sono diventate esigibili vengono spostati in coda, così partono già in questo stesso tick.
2. Fascia oraria chiamate — la fascia viene valutata per agente: un agente eredita quella dell'agenzia (Impostazioni → Fascia oraria chiamate) oppure ne definisce una propria, in un fuso fisso, in quello del sub-account o in quello del contatto. Un lead la cui fascia è chiusa viene parcheggiato fino alla prossima apertura di quella fascia — non consuma alcun tentativo e non si perde nulla. Due opzioni permettono di uscire dalla fascia: l'interruttore "Anche fuori dalla fascia oraria" dell'agente per la prima chiamata, e "Chiama all'orario concordato anche fuori dalla fascia oraria" per le richiamate chieste dal lead. I richiami rispettano sempre la fascia.
3. Chiamate fino al tetto di concorrenza effettivo — il massimo è il più basso tra la tua impostazione Concorrenza massima e il limite del tuo workspace Retell meno le linee che Retell riserva alle chiamate in entrata. Dentro quel massimo, gli Slot riservati alle prime chiamate (20% di default) sono off-limits per i richiami, così un arretrato di richiami non può mai togliere spazio a un lead che ha appena compilato il form. Le chiamate escono al ritmo delle tue Chiamate al secondo (Twilio). Ciò che non ci sta aspetta il minuto successivo.
4. Controlli finali per lead — ogni lead viene ricontrollato immediatamente prima di comporre il numero (tabella qui sotto). La chiamata parte poi da uno dei numeri assegnati all'agente che la effettua.

Un tick gestisce al massimo 200 elementi per agenzia; un arretrato più grande prosegue semplicemente sui tick successivi.

I controlli di dispatch in sintesi

Ogni controllo che ferma un lead viene scritto sul lead stesso: la pagina Lead mostra un badge Saltato: … con il motivo esatto (nessun numero assegnato all'agente, consenso mancante, contatto bloccato, nessun numero registrato assegnato, telefono mancante, cliente eliminato, cliente non attivo, nessun agente per il cliente, agente eliminato). Il badge sparisce appena il lead viene davvero chiamato, quindi quello che vedi è sempre l'ultima cosa successa.

Questa è solo la vista al momento del dispatch. Per la diagnosi completa passo passo usa Le chiamate non partono — checklist completa.

Gli errori temporanei vengono ritentati, poi segnalati

Se l'avvio di una chiamata fallisce per un motivo temporaneo — per esempio un errore momentaneo di Retell — il lead torna in coda e viene ritentato in un tick successivo, fino a 3 tentativi. Dopo il terzo fallimento l'elemento viene scartato e sulla tua Dashboard compare un alert in-app (e via email — all'indirizzo per gli alert impostato in Impostazioni, o all'email del proprietario dell'agenzia se non ne è impostato nessuno). Questo meccanismo è diverso dal piano richiami per agente, che reagisce agli esiti della chiamata come nessuna risposta o segreteria: qui si tratta di chiamate che non sono proprio riuscite a partire.

Ogni agenzia è isolata

La tua coda, le tue chiamate programmate e il tuo contatore di concorrenza appartengono solo alla tua agenzia. Il volume di un'altra agenzia non consuma mai la tua concorrenza e non si mescola ai tuoi lead, e ogni chiamata viene effettuata — e fatturata — attraverso le tue connessioni Retell e Twilio.

Prossimi passi

• Instradamento delle chiamate in entrata (chi risponde e perché)
• Assegna i numeri di telefono a un agente
• Le chiamate non partono — checklist completa